Construcción de la Base de Conocimientos del Equipo

Resumen de la Situación

En este artículo, tomaremos la gestión de la base de conocimientos del equipo de robots como ejemplo. Anteriormente, el equipo de robots utilizaba la plataforma de notas en la nube de Youdao para acumular conocimientos.

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Si bien esta plataforma de notas era de fácil acceso como base de conocimientos del equipo, presentaba algunas desventajas notables:

Todos los miembros del equipo utilizaban una única cuenta de notas compartida, lo que resultaba en una falta de gestión interna de permisos, lo que permitía a cualquier persona editar o eliminar los artículos de otros.
El formato de los artículos no estaba estandarizado, y algunos incluso utilizaban títulos de nivel H1 en todo el artículo, lo que dificultaba la lectura.
No había gestión de versiones, lo que significaba que cualquier eliminación accidental de contenido era irreversible.

Importancia de la Base de Conocimientos del Equipo

Reducción de los costos de tiempo, recursos humanos y costos marginales en la transmisión de conocimientos. Al reducir la interdependencia del conocimiento y aumentar su reutilización, se evitan los errores ya cometidos por otros y se crea una estructura de conocimiento en red que genera un valor agregado.
Evitar la brecha y la pérdida de conocimiento. Dado que el equipo experimenta cambios significativos en la composición de sus miembros cada año, el conocimiento puede perderse debido a la rotación de personal, lo que no es propicio para la continuidad.

Acumulación de Conocimiento

Una vez que se haya establecido la plataforma de la base de conocimientos, se procederá a la fase de acumulación de conocimiento, que involucra la participación de todos los miembros del equipo. Es importante establecer pautas claras para la acumulación de conocimiento, como la estandarización del formato de las contribuciones, la normalización de la nomenclatura de los temas y el formato de los párrafos, entre otros aspectos. La fase de acumulación de conocimiento es, de hecho, la etapa más desafiante en la gestión del conocimiento, ya que implica inculcar el hábito de la acumulación de conocimiento de manera proactiva en los miembros de la organización. Aquí hay algunos métodos que se pueden considerar:

Promover y guiar a los miembros del equipo para que utilicen la plataforma de la base de conocimientos, concientizando sobre la importancia de la acumulación de conocimiento.
Proporcionar capacitación y facilitar la comunicación sobre el uso de la plataforma de la base de conocimientos.
Hacer que la plataforma de la base de conocimientos sea lo más fácil de usar posible para evitar la resistencia debida a su complejidad.
Hacer referencia constante al conocimiento almacenado en la plataforma en las comunicaciones diarias, fomentando la dependencia de la misma.
Fomentar la atención. Si el conocimiento aportado por una persona recibe una amplia atención por parte de todos, esa persona estará más motivada para contribuir. El responsable de la gestión del conocimiento en la organización puede resumir y compartir periódicamente el conocimiento nuevo y valioso con todos, generando interés en su lectura y seguimiento mediante la exhibición de rankings de atención.
Identificar y fomentar a los líderes en la compartición de conocimiento.
Migrar y formatear el contenido anterior en la plataforma siguiendo las normas establecidas, alentando a todos a buscar y utilizar el conocimiento previamente acumulado.

Organización del Conocimiento

Dado que la base de conocimientos es el resultado de las aportaciones variadas y, a menudo, no estructuradas de los miembros de la organización, el conocimiento nuevo debe ser organizado y categorizado de manera regular por personal especializado. Debe etiquetarse y categorizarse de manera que forme una estructura más coherente. Este trabajo es esencial, ya que, de lo contrario, el conocimiento en la base de datos seguirá siendo fragmentado e incoherente, sin posibilidad de formar un sistema integral.

Situación Actual del Equipo

Después de utilizar 10 GB de almacenamiento, decidimos no continuar con la membresía, por lo que la búsqueda de una plataforma de base de conocimientos adecuada se convirtió en una tarea crucial.

Inicialmente, consideré utilizar plataformas como Notion, DingTalk Knowledge Base, Teambition, GitBook, Confluence, entre otras, pero surgieron problemas relacionados con precios, gestión de permisos y problemas de red no especificados que no se pudieron evitar. También se consideraron plataformas estáticas como VuePress y Docusaurus, pero carecían de un editor en línea y requerían la presentación de solicitudes de extracción en GitHub, lo que aumentaría la barrera de entrada para los miembros del equipo.

Mis requisitos básicos para la base de conocimientos del equipo son los siguientes:

Gestión de permisos: Diferentes usuarios deben tener diferentes niveles de acceso.
Edición en línea: Facilitar la participación de usuarios comunes.
Soporte para Markdown: Mejorar la eficiencia de la escritura y estandarizar el formato del contenido.
Interfaz de usuario atractiva: La estética es igual a la productividad.
Gestión de versiones: Facilitar las copias de seguridad regulares y la recuperación en caso de problemas.
Búsqueda de texto completo: Simplificar la búsqueda de información en la base de conocimientos.

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Coincidentemente, el equipo de robots adquirió un NAS (almacenamiento conectado en red), por lo que planeé utilizarlo como servidor para la base de conocimientos y construir un sitio web de base de conocimientos dinámico utilizando un proyecto de código abierto. Después de dos meses de selección y una semana de configuración, finalmente logramos construir una base de conocimientos del equipo basada en DokuWiki. Para obtener información técnica detallada, consulta el próximo artículo.

Referencias y Agradecimientos

Dirección original del artículo: https://wiki-power.com/ Este artículo está protegido por la licencia CC BY-NC-SA 4.0. Si desea reproducirlo, por favor indique la fuente.

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